Reglur fjárfestingaráðs

Reglur þessar eru settar í samræmi við samþykktir Kjölfestu slhf. 

1. gr. Almennt

Með reglunum er leitast við að skýra verklag fjárfestingaráðs og heimildir þess.Fulltrúar sem kosnir eru í fjárfestingaráð félagsins skulu undirrita reglur þessar og með því skuldbinda sig til að hlíta þeim.

2. gr. Skipulag

Í samþykktum Kjölfestu er kveðið á um að skipað skuli fjárfestingaráð sem taki ákvörðun um allar fjárfestingar félagins. Fjárfestingaráð skal skipað fimm fulltrúum sem kosnir eru á hluthafafundi  félagsins. Samkvæmt hluthafasamkomulagi þá eiga Virðing og ALM rétt á að koma með tillögu að tveimur fulltrúum í fjárfestingaráð.

Fjárfestingaráð skal kjósa sér formann og skal ráðið vera samstíga í þeirri ákvörðun. Formaður fjárfestingaráðs skal vera kjörinn árlega í framhaldi af aðalfundi Kjölfestu.

3. gr. Hæfi fulltrúa í fjárfestingaráði

Við skipan fulltrúa í fjárfestingaráð skal taka mið af:

• Að fulltrúi sé búsettur á Íslandi.
• Fulltrúi skal vera lögráða, hafa óflekkað mannorð og má ekki á síðustu fimm árum hafa verið úrskurðaður gjaldþrota.  Auk þess má fulltrúi ekki hafa hlotið dóm síðustu tíu ár fyrir refsiverðan verknað samkvæmt lögum.
• Fulltrúi skal vera fjárhagslega sjálfstæður og búa yfir reynslu og þekkingu til þess að geta gegnt stöðu í fjárfestingaráði.
• Fulltrúa skal vera ljóst að verja þarf ákveðnum vinnustundafjölda við ákvörðun og upplýsingaöflun tengt hverri fjárfestingu.
• Að fulltrúi hafi ekki sýnt af sér háttsemi sem gefur tilefni til að draga í efa hæfi viðkomandi eða að háttsemin geti skaðað Kjölfestu.
• Fulltrúi skal í hvívetna forðast hagsmunaárekstra þannig að það skaði ekki ákvarðanir fjárfestingaráðs. Ef vafi er á því hvort hagsmunaárekstur sé til staðar eða ekki, þá skal vafi túlkaður á þann hátt að viðkomandi taki ekki þátt í meðferð máls.
• Fulltrúi skal ekki sitja í fjárfestingaráði hjá sambærilegu félagi og Kjölfestu.
• Fulltrúi skal víkja af fundi telji hann sig vanhæfan til að fjalla um mál eða greiða atkvæði um einstakar fjárfestinga. Fulltrúi í fjárfestingaráði skal ávallt starfa faglega og að heilindum með hagsmuni Kjölfestu að leiðarljósi.   

4. gr. Verklag og framkvæmd

Fjárfestingaráð skal starfa samkvæmt fjárfestingarstefnu Kjölfestu og gæta þess að farið sé að stefnu félagsins.

• Fjárfest er í verðbréfum útgefnum af félögum sem eru með íslenska kennitölu og skráð lögheimili á Íslandi.
• Mótað er eignasafn sem er dreift milli atvinnuvega.
• Áhersla er á smá og meðalstór fyrirtæki, með gott sjóðstreymi sbr. fjárfestingarstefnu Kjölfestu.
• Hverri fjárfestingu fylgir fyrirfram ákveðin stefna um seljanleika.
• Með hverri fjárfestingu er upplýst um væntanlega meðfjárfesta.
• Horft er til sameiginlegra hagsmuna Kjölfestu, meðfjárfesta og stjórnenda í fjárfestu félagi.
• Gætt er að hæfi stjórnenda í fjárfestu félagi.

Fjárfestingaráð tekur ákvarðanir um fjárfestingar Kjölfestu á fundum ráðsins.  Til að ákvörðun fjárfestingaráðs sé gild verða að lágmarki þrír fulltrúar í ráðinu að greiða henni atkvæði. Fjárfestingaráð skal leitast eftir því að ráðið sé samstíga í sínum ákvörðunum. Atkvæði formanns fjárfestingaráðs hefur sama vægi og annarra fulltrúa í fjárfestingaráði. Fulltrúi í fjárfestingaráði hefur neitunarvald í ákvörðun um fjárfestingu ef málefnalegar ástæður liggja þar að baki.  

5. gr. Hlutverk formanns fjárfestingaráðs

Formaður fjárfestingaráðs er kosin af fjárfestingaráði sbr. 2.  gr. reglnanna.

• Formaður fjárfestingaráðs ber ábyrgð á því að fjárfestingaráð gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti.
• Formaður ber ábyrgð á verklagi fjárfestingaráðs.
• Formaður ber ábyrgð á því að halda fulltrúum fjárfestingaráðs upplýstum um málefni ráðsins og skal stuðla að virkni fulltrúa í ráðinu.
• Formaður fjárfestingaráðs  í samvinnu við framkvæmdastjórar skal tryggja að nýir fulltrúar í fjárfestingaráði fái nauðsynlegar upplýsingar um reglur og starfsskyldur fjárfestingaráðs.
• Formaður fjárfestingaráð skal hafa umsjón með árlegri endurskoðun starfsreglna fjárfestingaráðs.
• Formaður fjárfestingaráðs í samvinnu við framkvæmdastjóra skipuleggur og ákveður fundadagskrá ráðsins.
• Formaður fjárfestingaráðs í samvinnu við framkvæmdastjóra stýrir fundum ráðsins.
• Formaður fjárfestingaráðs skal tryggja að ráðið meti árlega störf sín.

6. gr. Fundir og undirbúningur

Fundir fjárfestingaráðs teljast löglegir ef meirihluti fjárfestingaráðs þ.e. þrír fulltrúar eru mættir á fundinn. Heimilt er og fundur telst löglegur ef um símafund er að ræða,  hvort sem allir fulltrúar ráðsins eru í síma eða aðeins einn fulltrúi í ráðinu. Fjárfestingaráð kemur saman eins oft og þurfa þykir. Fundir ráðsins geta verið kynningafundir sem og fundir þar sem formleg ákvörðun þarf að liggja fyrir. Í undantekningartilfellum og við ákvörðun um fjárfestingar hafa þeir fulltrúar sem ekki hafa tök á því að mæta á  viðkomandi fund heimild til atkvæðagreiðslu með tölvupósti.

Framkvæmdastjóri, að höfðu samráði við formann fjárfestingaráðs undirbýr og boðar til funda fjárfestingaráðs. Fundatímar ráðsins eru skipulagðir eitt ár fram í tímann en auk þess er heimilt að boða til aukafunda með þriggja virkra daga fyrirvara með tölvupósti. Tilkynning telst gild þegar móttaka tölvupósts hefur verið samþykkt/staðfest. Hægt er að víkja frá reglum um boðun funda, dagskrá og útsendingu gagna með samþykki allra fulltrúa í fjárfestingaráði. 

7.      gr. Trúnaður og meðferð upplýsinga

Fulltrúar fjárfestingaráðs eru bundnir trúnaði um upplýsingar og  þær fjárfestingar sem fjallað er um á fundum ráðsins. Fulltrúar fjárfestingaráðs skuldbinda sig til að hagnýta sér hvorki í eigin þágu né annarra utan félagsins, vitneskju eða hugmyndir, sem þeir fá aðgang að í störfum sínum fyrir félagið. Fulltrúar fjárfestingaráðs skulu ekki fjalla opinberlega um umræður og ákvarðanir Kjölfestu.  Trúnaðarskylda takmarkar ekki heimild fulltrúa fjárfestingaráðsins til að miðla upplýsingum til þriðja aðila lögum samkvæmt.

Samþykkt á fundi fjárfestingaráðs 19. mars 2015, uppfærðar 19. september 2017.